Foire aux questions #3

FAQ #3

Nous répondons à vos questions suite au webinaire du 28 mai 2024 en présence de la DSR.

 

Suite à cet événement en présence de la DSR sur le livret numérique, vos questions étaient nombreuses. Nous avons relevé et classé en 4 catégories vos questions pour répondre le plus clairement et simplement possible.

 

 

1 - Livret Numérique

• Comment savoir si nos heures remontent bien pour avoir une visibilité sur nos heures de conduite pour notre calcul des ETP ?

Prochainement, tous les mois depuis votre compte RDV PERMIS, les valeurs de vos ETP seront visibles depuis "mes capacités de réservation". Ils varieront en fonction des heures de production remontées. Parallèlement, sur Center, nous travaillons sur la mise en place de tableaux de pilotage pour pouvoir vous donner de la visibilité complémentaire.

 

• La réglementation nous impose des livrets numériques pour les formations deux-roues motorisés. Pour la formation au permis A (A2 VERS A) et pour les formations 125 de 7 heures, est-il prévu d'avoir des livrets adaptés pour ces formations ? 

Les livrets numériques et adaptés sont déjà disponibles dans les E-Pack Pratique. Cela ne compte pas pour l'heure dans le calcul des ETP.

 

• Les évaluations préalables remontent-elles auprès des services de la DSR pour le calcul des places d'examens ?

Seulement celles réalisées sous contrôle d'un formateur, il faut donc impérativement déclarer le formateur associé à l'évaluation de départ.

 

• Est-ce que le livret numérique va concerner les formations groupe lourd ? 

Le groupe lourd est prévu pour fin 2024.

 

• Est-il possible de rentrer les heures de conduite déjà réalisées pour les élèves qui ont commencé leur formation avant la mise en service du livret numérique ?

Oui. pour se faire, il faut vous faut créer des leçons depuis votre application (report de ce que vous aviez inscrit sur le livret papier). En revanche cela ne sert à rien de rentrer les heures avant le 1er Avril. 

 

• Comment sera calculé l'ajout d'un moniteur ? Nous aurons des places d'examens dès son premier mois d'activité, ou faudra-t-il attendre 4 mois pour ouvrir des places d'examens pour ce moniteur ?

Dès le premier mois. En réalité dès que le moniteur produira des heures, il rentrera dans le calcul des ETP.

 

• Où saisir nos leçons dans le cadre d'ateliers ?

Vos séances en atelier peuvent être saisies en heures théoriques.

 

• Comment faire quand nous avons un seul  compte Center mais plusieurs comptes Rendez-Vous Permis ?

Contactez votre conseiller commercial pour étudier votre situation. En fonction, il  faudra se rapprocher du BER pour procéder à la demande de regroupement de comptes.

 

• Quelles sont les périodes de référence pour le calcul des ETP ?

La période de référence est de 4 mois. La mise en place annoncée pour les premières remontées est au 20 juin pour que ce système d'attribution soit effectif en Août ayant pour période de référence (Avril Mai Juin Juillet). Selon les annonces au CSER du 12 juin, un léger décalage est possible.

 

• Quand les formations qualifiantes seront-elles prises en compte ? 

Pas avant fin 2024.

 

• Comment sont pris en compte les congés des formateurs ? 

Vous n'avez rien à comptabiliser. Les congés, absences ou autres ne sont pas pris en compte dans le calcul de vos heures de production.

 

• Est-ce que les commentaires remontent avec les heures de production ?

Non, juste les heures et rien d'autre.

 

• Est-ce  possible que le planning d'un logiciel de gestion soit utilisé pour calculer les ETP ?

Oui. D'ailleurs il est recommandé que l'auto-école fasse un choix entre synchroniser son logiciel de gestion/planification ou sa solution pédagogique. Si vous synchronisez depuis votre logiciel de gestion, cela n'enlève en rien que vous puissiez utiliser une solution pédagogique de suivi en parallèle. 

 

• Les leçons sur simulateur en autonomie sont comptabilisées en leçon théorique ou pratique ?

Vous pouvez déclarer jusqu'à 5 heures en autonomie par élève sur la compétence 1 en boîte manuelle, et jusqu'à 3 heures en boîte automatique. 

 

• Si mon auto-école ferme pendant un mois, ou a une baisse du nombre d'heures de formation à cause de congés par exemple, que se passe-til ? 

Si une auto école ferme pendant un mois ou en cas d'absence, il n'y a pas d'heures de production réalisées donc dans les faits pas de prise en compte pour le calcul des ETP. Le système est prévu pour attribuer des places selon les besoins. Exemple : j'ai une auto école, je ferme 2 mois donc  je ne produis pas pendant 2 mois donc pendant cette période je n'ai pas de besoin de place d'examen puisque je suis fermé. Rappelons également que la période de calcul se fait sur 4 mois glissants. 

 

• Peut-on faire remonter une évaluation de départ sur tablette en présence du formateur ? 

Oui, nous allons rajouter la possibilité d'affecter le formateur en face de ce type de d'évaluation.

 

• Un RVP théorique remonte en pratique automatiquement ou doit-on le mettre en heure théorique manuellement ?

Tout cela est géré automatiquement, vous n'avez rien à faire. Le langage "heures théoriques" ou "heures pratiques" est en réalité un langage d'échange technique entre les éditeurs et la DSR.

 

• Pour les cours théoriques, on ne peut pas nommer les élèves présents sur Suivi Drive, est-ce normal ?

Oui car pour les heures théoriques, le calcul se base uniquement sur le formateur. Les élèves ne sont pas pris en compte.  

 

• La DSR fera t-elle le dispach entre les bureaux ?

Si chaque bureau possède un compte RDVPermis, ce sera fait automatiquement.

 

• Que se passe-t-il pour un formateur en accident du travail ? 

Il ne rentre pas dans les heures de production puisqu'il ne produit pas d'heures pendant son arrêt.

 

• Comment déclarer les heures d'accompagnement à l'examen ? 

Vous ne devez pas les déclarer, c'est calculé automatiquement sur la base des examens passés.

 

• Pourquoi une leçon en AAC compte-elle plus d'ETP qu'une leçon en B traditionnel ? 

C'est une décision collégiale des représentants de la profession réunis en Comité National du Livret Numérique.

 

 

2 - Questions métier

• Lors d'un transfert d'élève d'une auto-école à une autre, doit-on refaire une évaluation ?

Vous pouvez lui faire repasser une évaluation intermédiaire qui vous permettra d'évaluer le nombre d'heures restantes à prévoir. 

 

• Le délai de traitement du renouvellement des cartes professionnelles dépasse les 3 mois. On est alors pénalisé sur Livret Numérique car le moniteur n'est pas reconnu.

Un rappel sera fait à l'ensemble des BER pour accélérer ces procédures.

 

• Est-ce que les inspecteurs verront le nombre d'heures réalisées par les élèves ?

Non.

 

• Recevrons-nous toujours un mail avec la valeur ETP du departement comme c'est le cas actuellement ?

Oui, pas de changement dans les procédures de communication des BER.

 

 

3 - Utilisation des produits et services

• Nous ne pouvons pas supprimer des leçons en erreur. 

Actuellement, vous avez la possibilité de modifier vos leçons. La fonction de suppression arrivera courant juin.

 

• A la fin d'une évaluation, si l'élève refuse notre proposition, comment peut-on le noter, comme c'était le cas en bas de page des évaluations papier, pour que le contrat soit rédigé en conséquence ?

Nous allons rajouter un champs sur nos applications afin que, si l'élève refuse la proposition, vous puissiez saisir un volume d'heures libre (généralement les 20h).

 

• Comment sont remontées les évaluation de départ? Uniquement via Center dans la fiche de l'élève ?

Si vous utilisez un outil Enpc-Ediser, l'évaluation de départ remontera automatiquement sur Center. Si vous utilisez un logiciel de gestion, vous pouvez aussi les faire remonter depuis votre logiciel de gestion à condition que celle-ci ait été réalisée dans l'auto école (simulateur, voiture, solution numérique) en présence d'un enseignant de la conduite. Vous pouvez aussi déclarer le nombre d'heures suite à l'évaluation depuis un outil tiers, dans votre fiche élève. 

 

• Sera t-il possible de changer le type de séance d'un cours avant l'envoi au livret numérique ?

Il sera possible de changer le type de séance d'un cours dès lors que nous restons dans la même "famille". Ex : cours, j'ai sélectionné Cours 1h alors qu'il s'agit de cours 2h, je pourrais le modifier. Mais je ne pourrais modifier cours 1h par leçon simulateur par exemple. En revanche, nous allons permettre la suppression en cas d'erreur. Ces développements sont prévus en juin.

 

• Peut-t-on changer la date et l'heure de la leçon ? 

Oui, c'est possible. 

 

• Comment les prestataires doivent être remontés ou déclarés ?

S'il s'agit d'un moniteur indépendant, il suffit de le créer dans votre environnement Center (Mon équipe) en tant que formateur et il sera comptabilisé selon le volume d'heures de production réalisées.

 

• Comment archiver un candidat ?

Dans Center, sur la fiche de votre élève, cliquez sur le bouton Actions puis sur Archiver.

 

• En tant que formateur, je n'ai pas accès à Rendez-Vous Permis ni au Livret Numérique.

L'accès sera disponible fin juin. 

 

• Comment sont remontées les évaluations de départ faites sur simulateur ?

L'évaluation de départ faite depuis un simulateur remonte dans Center. Votre formateur qui interpretera les résulats de l'évaluation avec l'élève pourra être ajouté depuis Center en face de cette évaluation pour que cette dernière soit comptabilisée dans le calcul des ETP. 

 

• La boite (auto ou mécanique) a-t-elle une importance ?

Oui car elle peut générer des erreurs. Il faut impérativement renseigner la formation, la filière et la boite (auto ou méca). Par défaut dans Center nous proposons la boite méca. Une petite case à cocher "Code restrictif 78" en dessous du permis permet de passer en boite auto.

 

• Est-il possible de transférer directement le planning de chaque élève sur Center ?

Non. En fonction de votre logiciel de gestion, la passerelle permet de resdescendre les coordonnées de l'élève mais pas les heures réalisées. 

 

• Comment déclarer les heures des rdv préalables et des rdv pédagogiques ?

Depuis votre application Suivi Drive ou depuis le planning Kréno.

 

• Les heures de code sont-elles prises en compte, et comment les déclarer ?

Oui les heures de code sont prises en compte. Depuis Center, onglet "passerelle DSR" , vous avez la possibilité de déclarer vos leçons de code.

 

 

4 - Leçons en erreur

• Nous rencontrons des problèmes sur l'envoi des leçons quand le formateur ou l'élève a un nom ou un prénom composé, avec ou sans tiret entre les noms. 

La DSR a résolu les problèmes liés aux espaces en trop générés par des noms composés. Il faut cependant respecter les caractères de type tiret entre les noms s'il y en a. 

 

• Le numéro d’autorisation de mon enseignant est bien saisi et pourtant, j’ai une erreur.

Utilisez la passerelle de la DSR pour faire correspondre vos formateurs créés dans Center avec les formateurs disponibles auprès de la DSR. Assurez-vous d’être bien connecté à votre compte DSR puis cliquez sur Mon Équipe, sur le nom de votre formateur, et sur passerelle DSR. Les données issues de la DSR s’ajouteront à votre formateur.

 

• J’ai des erreurs “doublons” sur mes leçons.

A partir du lundi 3 juin au soir, il n’y aura plus d’erreurs “doublons”. 

 

 

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