Foire aux questions #5

FAQ #5

 

Nous répondons à vos questions suite au webinaire du 17 septembre 2024 en présence de la DSR.

 

Suite à cet événement en présence de la DSR sur le livret numérique, vos questions étaient nombreuses. Nous avons relevé et classé en 6 catégories vos questions pour répondre le plus clairement et simplement possible.

 

 

1 - Nos outils 

• Peut-on modifier l'heure de l'évaluation de départ dans Suivi Drive ? 

Aujourd'hui l'application ne le permet pas.

 

• Depuis quel outil les leçons remontent-elles à la DSR ? 

Depuis le portail pédagogique Center. 

 

• Comment pouvons-nous savoir quels élèves sont concernés par les erreurs de chevauchement ? 

La DSR ne transmet aucune information concernant les élèves. 

 

• Comment pouvons-nous déclarer les heures théoriques ? 

Vous pouvez utiliser Suivi Drive, et choisir une leçon de type théorique ou vous pouvez utiliser le module de saisie manuelle sur Center. Si vous utilisez Kréno, vos leçons théoriques sont envoyées depuis le planning. 

 

• Comment corriger les erreurs des leçons théoriques ? 

​Vous pouvez corriger les erreurs des leçons théoriques depuis la liste des leçons, dans la fiche de votre élève. Si vous utilisez le module de saisie des heures théoriques dans Center, vous pouvez aussi corriger les leçons depuis cet espace.

 

• Pourquoi est-ce que le planning n'envoie pas les leçons directement au livret numérique ? 

Si vous utilisez Kréno, vos heures de production sont envoyées directement au Livret Numérique depuis le planning. 

 

• Comment enregistrer le numéro d'autorisation d'enseigner du formateur ?

Une fois connecté au Livret Numérique, vous pouvez récupérer les informations de vos formateurs depuis l'onglet Mon Équipe en cliquant sur le nom de votre formateur puis sur "Formateurs passerelle DSR". 

 

• Pourquoi les heures de perfectionnement remontent-elles en erreur ? 

Les heures de perfectionnement ne sont pas prises en compte par la DSR. Nos équipes vont travailler pour ne plus afficher ce message d'erreur.

 

• Quand une leçon est en erreur avec le message "Ce formateur a déjà une leçon planifiée durant cette période", comment peut-on savoir avec quelle autre leçon on a un doublon ? 

Vous pouvez cliquez sur l'icone calendrier en bout de ligne de la leçon en erreur pour avoir les informations sur les leçons en doublon. 

 

• Comment doit-on remonter les évaluations Eval + ? 

Il faut qu'un formateur soit déclaré sur vos évaluations pour que les heures de production soient prises en compte dans le calcul des ETP. Cliquez sur l'onglet pratique de la fiche de l'élève, et sélectionnez un formateur dans le sous-menu Evaluation de départ. 

 

2 - Simulateur 

• Où pouvons-nous voir les simulateurs enregistrés ? 

Depuis votre espace Rendez-vous Permis.

 

• Les simulateurs ne sont toujours pas enregistrés à cette date. 

C'est en cours côté DSR. 

 

3 - Livret numérique

• Quelles sont les données indispensables à saisir dans la fiche de l'élève pour que les leçons puissent s'envoyer ? 

Les élements indispensables pour que la leçon ne soit pas en erreur sont : Nom (enregistré à l'ANTS), NEPH reçu de l'ANTS, Evaluation de départ. 

 

• A quoi correspond l'erreur "Aucun contrat trouvé pour cet élève" ?

Cette erreur indique que les élements indispensables de la fiche de l'élève n'ont pas tous été complétés : Nom (enregistré à l'ANTS), NEPH reçu de l'ANTS, Evaluation de départ.

 

• Comment sont pris en compte les rendez-vous pédagogiques ? 

Les rendez-vous pédagogiques sont remontés en théorie et en pratique. Tout est pris en compte. 

 

• Jusqu'à quelle date peut-on saisir les heures à déclarer, avant le 25/09 ? 

Vous pouvez les saisir jusqu'au 24 septembre 2024. 

 

• Comment sont prises en compte les heures d'accompagnement au permis de conduire ? 

Deux heures sont prises en compte automatiquement par candidat présenté. 

 

• Les heures effectuées dans le cadre d'une régularisation de permis sont-elles prises en compte ?

Non, car la régularisation n'est pas un examen, et ne nécessite donc pas de places sur Rendez-Vous Permis.

 

• Comment est prise en compte l'évaluation sur ordinateur en présence uniquement de la secrétaire ?

Pour être prise en compte dans le calcul des ETP, l'évaluation doit être déclarée avec un formateur ayant un numéro d'autorisation d'enseigner. 

 

• Comment sont prises en compte les leçons moto avec plusieurs élèves ? 

En moto, on compte une heure pratique par élève, dans la limite de 6 élèves en plateau, et de 3 élèves en circulation. 

 

• Comment cela se passe-t-il quand un formateur est en arrêt maladie ? 

Seules les heures de formation théoriques et pratiques sont prises en compte. Une absence ponctuelle n'aura que très peu d'incidence sur le seuil formateur, car la période de référence est sur 4 mois.

 

• Comment faire pour les modifications de formation en cours, si un élève en permis B passe en permis AAC par exemple ?

Il faut déclarer un nouveau contrat dans le Livret Numérique avec la nouvelle filière de formation. Et ensuite déclarer les nouvelles leçons sur ce contrat, et non sur l'ancien. 

 

• Comment s'assurer que les données saisies sur Center sont bien prises en compte par la DSR ?

Si ces heures n'ont pas fait l'objet d'un message d'erreur, elles seront visibles en équivalent ETP sur votre espace Rendez-Vous Permis dans la page contenant vos capacités de réservation. 
Vous trouverez une ligne par formateur avec sa valeur ETP. La valeur ETP est obtenue en additionnant toutes les heures remontées sur les 3 mois. Ensuite on fait la moyenne sur ces 3 mois, et enfin on divise ce chiffre par 151 (durée mensuelle des 35 heures). 

Exemple : mon formateur a réalisé 155 heures en juin, 160 en juillet et 90 en août. Total sur la période 396 heures. 
Donc une moyenne de 396/3 = 132 heures. En équivalent ETP 132/151 = 0,87. 
Je dois donc retrouver sur mon espace RDVPERMIS une valeur ETP pour ce formateur de 0,9 ETP (en arrondi).

 

• Comment la DSR peut savoir si les leçons de l'élève sont en en AAC ou en B ? 

La formation récupérée est celle issue de la déclaration du contrat. 

 

• Est-ce que les heures de bureau sont comptées ? 

Les heures administratives ne sont pas prises en compte. Seules les heures de formation à destination d'élèves en attente de passer un examen du permis de conduire sont comptabilisées.

 

• Comment sont gérées les heures supplémentaires ? 

Les heures supplémentaires sont prises en compte. 

Exemple pour un salarié qui a fait 170 heures sur le mois : 170/151 = 1,1 ETP. 

 

• Y a-t-il une limite sur les heures supplémentaires ? 

La seule limite est celle fixée par la législation du travail.

 

• Un de mes formateur a cessé son contrat depuis le 6 aout et depuis tous ses anciens cours de juin et juillet sont en anomalie, que faire ?

Un formateur qui part doit rester à 0,1. Ils doivent être rajoutés. Le BER doit réactiver le formateur sur votre compte Rendez-Vous Permis.

 

• Les passerelles et le perfectionnement sont-ils pris en compte dans le calcul des ETP ? 

Non, ce le sera en 2025.

 

• Quand pourrons-nous voir le flux de nos ETP ?

Vous verrez les valeurs ETP calculées sur les heures du Livret Numérique dès le 25 septembre sur Rendez-Vous Permis dans l'onglet "mes capacités de réservation".

 

• Est-ce que les heures relatives à la régularisation du permis de conduire sont prises en compte dans le calcul des ETP ? 

Non.

 

• Est-ce que les leçons de code et les cours de sécurité routière avec enseignant sont prises en compte dans le calcul des ETP ?

Si on parle de leçons théoriques à destination d'élèves en attente de passer l'examen du permis de conduire, celles-ci sont bien prises en compte, lorsqu'elles sont déclarées.

 

• Faut-il faire un Livret Numérique pour 3h de rdv pédagogique pour un élève AAC qui revient juste pour passer le permis ?

Pas obligatoirement, il vous suffit de saisir le formateur en heures théoriques sur les 3 heures du RDV pédagogique.

 

4 - Rendez-vous Permis 

• Comment supprimer les anciens élèves qui ont eu leur permis sur Rendez-Vous Permis ? 

Aujourd'hui, ils sont supprimés automatiquement à l'expiration d'un délai de 4 mois après réussite à l'examen (4 mois = durée de validité du CEPC). En 2025, vous pourrez les supprimer vous-même quand vous le souhaiterez.

 

• Combien de remplacements sont possibles sur Rendez-Vous Permis ? 

Ils ont été augmenté de 50%. Avant c'était 2 par ETP déclaré(s) en B. Cela va passer à 3. En moto, c'est passé de 8 remplacements à 12. Il n'y a aucune limite pour les permutations.  

 

5 - Examens

• Si j'ai un moniteur à temps plein qui forme 7 élèves à 20 heures de conduite/mois. Avec 4 places de permis comment se débrouiller pour faire passer l'ensemble des élèves ?

Lorsque l'offre est insuffisante, il n'y a pas d'autres solutions que de demander une augmentation de la production de places.

 

• Quand prendra effet la décision qui a été prise de ne plus envoyer les convocations trop tôt aux élèves ? 

La convocation sera envoyée 10 ou 15 jours avant l'examen. La DSR attend la validation sur 10 ou 15 jours par les OP (prévue d'ici 15 jours).

 

• Combien de places représente un ETP ? 

Ca dépend de la valeur du seuil de votre département. Pour un ETP valeur 1, si le seuil est à 4, 4 places, le seuil à 5, 5 places, etc.

 

• Comment vont-être analysées les fausses leçons AAC ?

La DSR va comparer le % de leçons en AAC/ total des heures à celui des AAC en examens / total des examens. 

 

• Est-ce que les délais de second passage suite à un échec à l'examen ont été retirés du mail des résultats ? 

Oui, cela a été fait. 

 

• Existe-t-il une vraie différence sur les places d'examen, entre un contrat 35 h et 39 h ?

4/35 = 0,11. On peut dire que 39 h vs 35 h, c'est 10% de places en plus. 

 

• Le seuil formateur a-t-il une limite ? 

La limite du seuil est fixée par la production de places. On divise le nombre de places prévues sur le mois par le total des ETP de toutes les auto-écoles du département. Plus le nombre de places offert est élevé plus le seuil est haut.

 

• Les places sont-elles attribuées au formateur ou à l'auto-école ?

Les places sont attribuées à l'auto-école.

 

• Est-il possible de mettre un élève à la place d'un autre à la dernière minute pour ne pas perdre de place d'examen ? 

Non, pour des raisons de lutte contre la fraude. En revanche le BER a la main pour le faire. Il faut l'appeler et lui demander.

 

• Les remplacements sont toujours limités à la veille de l'examen, avant 12h00. Est-ce que cela va changer ? 

La DSR regarde ce qu'elle peut proposer. 

 

• Je ne vois pas l'augmentation de 36 places dans le panier.

Cela a été fait le 13 septembre, mais pour monter à 36 places dans le panier, il faut que vous ayez la possibilité de réserver 36 places dans le mécanisme du seuil.

 

• Comment se passe l'attribution des places d'examen supplémentaires ? On a le sentiment de perdre du temps devant nos écrans. 

Les places qui sortent du mécanisme du seuil, c’est-à-dire à plus de 48h00 est pris en compte par les services de la DSR. Nous travaillons à la possibilité d'afficher un timer sur les places pour informer de leur sortie du mécanisme du seuil, et ainsi vous éviter de perdre du temps devant vos écrans. 
Mais attention, cette évolution ne pourra intervenir avant 2025, et n'évitera pas que ce nombre de places reste insuffisant à vos besoins...

 

6 - Portabilité élève 

• Comment est géré le passage d'un élève d'une auto-école à une autre ?

Les données sont transférées d'une auto-école à l'autre. Prochainement, vous récupérerez les informations de l'élève sur les heures déjà réalisées. Elles seront sur l'espace Rendez-Vous Permis du candidat, puis après sur l'espace du formateur. 

 

• Peut-on savoir dans quelle auto-école un candidat est parti ? 

Malheuresement ce que vous demandez serait contraire au règlement RGPD (protection des données).

 

 

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